Comunicação no Trabalho Remoto: Estratégias para a Eficiência

A pandemia do Coronavírus levou muitas empresas a adotarem o trabalho remoto. Após o seu fim, em 2023, muitas acabaram retornando para o presencial, outras optaram pelo modelo híbrido e uma pequena parcela ainda permanece operando de forma completamente remota. De acordo com uma pesquisa realizada pela KPMG, cujos dados foram publicados no segundo semestre de 2024, apenas 3,6% das empresas brasileiras seguem com o modelo de trabalho 100% remoto. 

O objetivo deste artigo não é abordar os benefícios do trabalho remoto, visto que isso já foi amplamente debatido, inclusive em artigos já publicados aqui em nosso blog, mas sim destacar a importância da comunicação para o pleno funcionamento desta modalidade de trabalho e quais são os elementos fundamentais na comunicação de uma empresa que opera 100% no remoto. 

Diferença entre Home Office e Trabalho Remoto 

Antes de abordarmos como deve ser estruturada a comunicação de uma empresa que adota o modelo de trabalho 100% remoto, precisamos entender quais são as diferenças entre essa modalidade e o home office.

Apesar de ser um tipo de trabalho remoto, o home office é executado única e exclusivamente dentro da casa do trabalhador. O trabalho remoto, por sua vez, é realizado fora das dependências de um escritório tradicional, podendo ser uma cafeteria, um coworking ou até mesmo em outro país.

Independentemente do modelo – home office ou remoto – uma coisa é certa: a comunicação precisa ser a mais eficiente possível. Para isso, as empresas podem e devem lançar mão de estratégias, tanto na modalidade síncrona quanto na assíncrona. 

Comunicação Síncrona X Comunicação Assíncrona

A comunicação síncrona ocorre em tempo real, como uma reunião por vídeo chamada ou interações via chat. A assíncrona, por sua vez, não ocorre em tempo real e não requer interação imediata. Ela evita reuniões desnecessárias e interrupções, proporcionando mais flexibilidade, fluidez e, muitas vezes, contribuindo para uma maior produtividade.

Na modalidade 100% remota, as reuniões por vídeo chamada e as interações via chat são os principais meios pelos quais a comunicação síncrona se operacionaliza. Porém, o chat também pode ser utilizado para atender aos objetivos da modalidade assíncrona. Além do chat, o e-mail, softwares de gestão de tarefas e projetos, ferramentas de documentação corporativa e serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos também são fortes aliados da comunicação assíncrona. 

Para garantir a eficiência de ambas as modalidades (síncrona e assíncrona), algumas boas práticas podem ser adotadas, como:

Reuniões por vídeo chamada

• Defina uma pauta clara e objetiva;

• Prepare os participantes, contextualizando-os com antecedência acerca dos principais pontos que serão abordados no encontro;

• No início, comunique a pauta e estabeleça combinados. Ex: câmeras ligadas, microfones desligados, ordem/tempo de fala de cada participante e quantos outros forem necessários;

• Disponibilize um tempo para perguntas, considerações finais e encaminhamentos acerca do que foi tratado em reunião;

• Documente os encaminhamentos, os responsáveis pelos mesmos e os prazos das entregas;

• Grave as reuniões para consultas futuras.

Chat

• Envie mensagens completas, com todo o contexto necessário ao entendimento;

• Em grupos e em conversas individuais, separe o texto por tópicos para facilitar o entendimento;

• Compartilhe imagens e vídeos explicativos para facilitar o entendimento;

• Em caso de urgência, convoque uma reunião ou estabeleça um meio de comunicação que faça sentido para todos da equipe. Caso contrário, entenda que mensagens não necessariamente precisam ser respondidas imediatamente.

E-mail

• Mande e-mail apenas quando necessário, priorizando interações via chat;

• Seja claro ao definir o assunto do e-mail;

• Faça um texto curto, claro e com ideias organizadas. Caso necessário, divida o texto em tópicos;

• Se a necessidade de retorno for urgente, deixe o prazo muito bem definido na mensagem.

Ferramentas de documentação corporativa

• Mantenha a documentação organizada em categorias, tópicos ou pastas;

• Atualize com frequência as informações e registre o histórico de alterações nos documentos;

• Controle as permissões de acesso, definindo quem poderá editar e visualizar os documentos;

• Utilize padrões e templates;

• Utilize links para direcionar o leitor para conteúdos complementares.

Softwares de gestão de tarefas/projetos

• Crie tarefas objetivas, bem escritas e atribua cada uma delas aos responsáveis;

• Utilize de forma estratégica os recursos do software: etiquetas, ferramentas de priorização e categorização;

• Atualize o status das tarefas com regularidade, para que haja alinhamento entre os membros do time;

• Utilize dashboards e métricas para avaliar o andamento dos projetos, bem como para tomar decisões baseadas em indicadores.

Serviços de compartilhamento e armazenamento de arquivos

• Evite nomear documentos de forma genérica. Ao fazê-lo, busque ser o mais descritivo possível;

• Crie uma estrutura de pastas clara e organizada;

• Versione os documentos, a fim de que as mudanças sejam facilmente rastreadas e de que se tenha um histórico;

• Tenha cautela quanto ao fornecimento de acessos às pastas e documentos, concedendo as permissões adequadas de visualização e edição;

• Revise os acessos e permissões de forma periódica, revogando-os sempre que necessário;

• Restrinja o download de documentos sensíveis e confidenciais;

• Mesmo que o serviço seja na nuvem, mantenha cópias locais de arquivos muito importantes;

• Delete pastas e arquivos obsoletos.

Conclusão – Comunicação no Trabalho Remoto

O trabalho remoto funciona melhor quando não existem prejuízos na comunicação entre o time. Para isso, uma série de boas práticas podem ser adotadas pelas empresas, desde que estejam alinhadas às suas demandas e realidade. Após implementá-las, lembre-se de comunicar e treinar o time para que façam um uso adequado. Afinal, uma comunicação eficiente, tanto síncrona quanto assíncrona, é operacionalizada por pessoas.